新競爭環(huán)境下的書店采購管理(二)
來源：
聯(lián)商網(wǎng)
2004-04-09 14:29
信息化建設(shè)是實現(xiàn)集約化經(jīng)營的先決條件之一，信息標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于增強發(fā)行集團核心競爭力。
2003年，云南新華書店集團有限公司領(lǐng)導(dǎo)在組織研討連鎖經(jīng)營的進程中，充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對實現(xiàn)集約化經(jīng)營的重要性。經(jīng)過認(rèn)真考察和篩選，最后與深圳巴顏喀拉出版在線有限公司簽訂了開發(fā)商務(wù)信息管理系統(tǒng)的技術(shù)合同。新系統(tǒng)將首先應(yīng)用于集團公司和其參、控股公司，計劃于2004年底實現(xiàn)省內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)化。目前，已經(jīng)完成了圖書分類代碼和供銷商代碼的設(shè)置，制訂了系統(tǒng)維護制度和安全管理制度，昆明地區(qū)從事圖書、音像批發(fā)業(yè)務(wù)的兩家公司和昆明書城、新華圖書城兩個零售大賣場已經(jīng)搭建了統(tǒng)一的信息平臺。營銷人員普遍感受到新系統(tǒng)優(yōu)化了工作流程，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享提高了勞動效率，檢測工作質(zhì)量的方法科學(xué)簡便。
充分利用外部信息資源，對采購業(yè)務(wù)活動進行分析指導(dǎo)、檢查監(jiān)督、考核評價。
出版信息采集
對出版信息的采集主要通過參加以供應(yīng)商為主體的各種訂貨會、研討會和宣傳促銷活動，以及征訂書目或各種媒體推薦書目等多種渠道獲得。
《中國圖書商報》第992期(2002年1月8日)刊登的'2002年中國書業(yè)十大展望”、“世界出版業(yè)十大前瞻”等資料我們收藏的目的除了對信息內(nèi)容感興趣，重要的意義還在于學(xué)到了對信息資料進行歸納整理的方法。
2003年6月，云南新華書店圖書有限公司與《中國圖書商報》簽訂了協(xié)議，公司企管部的同志按期將《導(dǎo)購周刊》分發(fā)到昆明、大理、玉溪、曲靖、紅河等8個賣場，受到當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員和讀者的好評。
市場動態(tài)分析
通過對業(yè)內(nèi)各種報刊上發(fā)布的銷售排行榜和有關(guān)市場銷售情況的調(diào)查報告等資料進行加工整理，及時了解某個時期讀者對圖書暢銷品種的需求度或圖書銷售市場的走勢。
2002年6月，云南新華大廈有限公司與北京開卷圖書市場研究所簽訂了協(xié)議。公司的信息分析員每月收到該所編發(fā)的“全國圖書零售市場新書銷量排行榜”后，都要調(diào)出新華圖書城BIMS系統(tǒng)內(nèi)存數(shù)據(jù)，按類編制暢銷書排行榜對比表，報送公司企管部。
為了使對比表反映的信息更具有現(xiàn)實作用，書城的排名月份與開卷提供的排名月份存在一個月的差異，假定開卷提供的是10~11月排名，書城則以11~12月排名進行對比。另外對比表的內(nèi)容還包括書城實際銷量、連續(xù)上榜月數(shù)、累計上榜月數(shù)、榜上最好名次和當(dāng)前庫存等信息數(shù)據(jù)。這些資料使我們對列入全國新書排行榜上的每個品種在新華圖書城是否入榜、進貨、銷售及庫存量一目了然。
考核評價依據(jù)
利用北京開卷圖書市場研究所按月編發(fā)的“全國圖書銷售市場簡要分析報告”等資料做出的對比分析，使我們對采購業(yè)務(wù)質(zhì)量的考評更具有公允性，如暢銷品種進貨率、市場需求滿足率等。
2002年下半年，在第一次收到開卷提供的信息資料時，是我親自做的對比分析。結(jié)果出來后，新華圖書城每一類暢銷書的實際采購品種均在5種以下。但是到了2003年末，我們基本做到了與開卷提供的信息同步。
采購人員要掌握的三項技能
近些年來，國家新聞出版總署始終堅持把培養(yǎng)和造就高素質(zhì)出版發(fā)行人才列入每年的工作計劃，云南省新聞出版局和發(fā)行協(xié)會的領(lǐng)導(dǎo)層十分重視發(fā)行業(yè)務(wù)人員的上崗資格認(rèn)證工作，云南省新華書店系統(tǒng)報名參加培訓(xùn)考核的員工積極踴躍。
2003年，我們對圖書采購、銷售業(yè)務(wù)人員的基本要求是了解企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，掌握商務(wù)運作要領(lǐng)，既要提高群體協(xié)作意識，又要充分發(fā)揮個人智慧，在有效的獎勵機制作用下，努力爭創(chuàng)“業(yè)績第一人”。同時，我們通過計劃審定、財務(wù)分析等會議形式和總結(jié)表彰活動使業(yè)務(wù)人員更多地了解貨款結(jié)算業(yè)務(wù)與社會、經(jīng)濟效益的內(nèi)在關(guān)系，提高對應(yīng)付款結(jié)算業(yè)務(wù)反映企業(yè)信用程度、應(yīng)收款結(jié)算業(yè)務(wù)反映銷售實硯水平的認(rèn)知度。
為了提高采購人員的綜合素質(zhì)，一年來，我們把教培重點放在增強分析判斷能力、計劃調(diào)控能力和營銷策劃能力三個方面。
分析判斷能力
對客觀事物作出準(zhǔn)確的分析判斷，有利于澄清模糊思想，統(tǒng)一認(rèn)識，找到工作目標(biāo)或努力方向。在工作實踐中，要求業(yè)務(wù)人員通過運用科學(xué)的分析方法，基本掌握上、下游協(xié)作單位的經(jīng)營管理模式和市場競爭實力；基本掌握區(qū)域性銷售市場對圖書品類的共性需求，多方面了解會員讀者的個性需求；基本掌握圖書交易市場單品種或多量品種的盈虧臨界點，在業(yè)務(wù)洽談活動中把握好“講原則、會變通”的尺度： ：
2003年，圖書公司經(jīng)營管理層為了對云南省圖書銷售業(yè)態(tài)做到心中有數(shù)，企管部通過市場調(diào)查和重點走訪，編制了“昆明市集個體書店基本情況表”和“新聞路圖書批發(fā)市場業(yè)務(wù)調(diào)查統(tǒng)計表”，從而看清了我們的優(yōu)勢和劣勢、差距與不足；公司批銷中心分管采購部的副經(jīng)理針對市州公司反映的進貨品種少的問題，以“批銷中心一般圖書品種分析”為題，對采購品種不能滿足市場需求的主客觀因素做了分析說明；根據(jù)總經(jīng)理室的要求，按版類劃分的采購主管對總代理業(yè)務(wù)、存貨管理和熱銷品種進行專題分析，如'工具書區(qū)域代理的可行性分析”、“法律單行本備貨與賣場需求探討”、“南韓作品市場潛力探討”等。
計劃調(diào)控能力
計劃與調(diào)控貫穿于整個經(jīng)營周期，必須做到事前有計劃，事中有控制，事后有考評。圖書公司總經(jīng)理室對批銷中心的工作要求是年初編報購銷計劃書；按月編報“購進圖書分類統(tǒng)計表”和“發(fā)貨統(tǒng)計表”；年末編報“采購計劃完成情況分析表”、“賣場銷售對比分析表”和“圖書品種購?fù)饲闆r匯總表”。
營銷策劃能力
要求采購人員在選購圖書時，分銷圖書的計劃就已在心中基本形成；宣傳促銷活動不能流于形式，要有具體實施方案，活動結(jié)束后要對其效果進行考核評價。
2003年，圖書公司采購人員在題為“圖書宣傳——走在營銷的外延”的文章中，闡述了“圖書宣傳是聯(lián)系讀者和圖書出版單位的橋梁，是把圖書推向市場的重要手段”的觀點；科技類圖書采購主管以“激活讀者的潛在需求，為圖書提供廣闊的市場空間”作為開展活動的目的，并在展銷活動結(jié)束后，向批銷中心經(jīng)理遞交了“科技類圖書展銷活動實效分析”的書面報告。
對供應(yīng)商實行動態(tài)管理
業(yè)務(wù)協(xié)作原則
在與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)交往中，我們堅持從發(fā)展出版事業(yè)的整體利益出發(fā)，恪守平等互利、動態(tài)考核、效率優(yōu)先、保障雙贏的協(xié)作原則，基本做到了講信譽、重實效。
考評管理方式
2003年，圖書公司通過對出版信息分析和市場銷售業(yè)績考核，同時兼顧到出版集團經(jīng)營規(guī)模和維護股東權(quán)益，經(jīng)過認(rèn)真篩選，保留了507家供應(yīng)商的購銷協(xié)作關(guān)系，并實行三級管理制，其中一級90家(18％)、二級112家(22％)。采購部門編制的一、二級供應(yīng)商年度采購計劃書的內(nèi)容包括供應(yīng)商代碼及出書重點，以及采購品種量、進貨額、平均進貨折扣、銷售額、退貨率等指標(biāo)。
一、二級供應(yīng)商作為圖書公司主要采購對象，我們在改進購銷方式、增加品種和數(shù)量、加大宣傳促銷力度、降低退貨率和貨款結(jié)算等方面給予政策傾斜。
采取“經(jīng)銷包退”購銷方式，圖書公司的采購原則是品種多、數(shù)量少、退要勤、換要快。
發(fā)展連鎖經(jīng)營思路確定后，我們將圖書采購原則調(diào)整為目標(biāo)明確、重點清晰、進镕適度、成本控制、營銷有道、退換有序。
目標(biāo)明確
即對同類品種的采購對象一般按照級次選擇供應(yīng)商。
重點清晰
買斷包銷品種是實施品牌戰(zhàn)略、做大市場的手段之一。凡是供應(yīng)商重視的事，我們就不能忽視。2003年，對出版社主辦的重點出版物推薦活動，圖書公司都是派副總經(jīng)理或批銷中心經(jīng)理前往，業(yè)務(wù)洽談大都取得了圓滿效果。
根據(jù)品類需求計劃采購，采購計劃自下而上，按季度編制。
為新建、改擴建門店的集中備貨，采購部門基本做到了實地考察后制作專項采購方案。
特殊用途的采購品種盡量滿足需求，如機關(guān)院校圖書館裝備、省市區(qū)政府采購招標(biāo)項目、書市展銷活動等。
進銷適度通過對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的科學(xué)管理和數(shù)據(jù)優(yōu)化，實行總量控制。從2004年開始，我們將對連鎖經(jīng)營門店經(jīng)營面積、品類格局、存量資產(chǎn)建立數(shù)據(jù)檔案，并通過業(yè)務(wù)跟蹤，實現(xiàn)以銷定進，約當(dāng)備貨。
成本控制即以年度財務(wù)收支預(yù)算作為經(jīng)營活動的計劃目標(biāo)，通過正確運用量本利控制方法，擴大收人，降低成本，提高經(jīng)濟效益。
營銷有道
加大宣傳力度。如多媒體宣傳、門店布局、統(tǒng)一制作宣傳品。從2003年開始，圖書公司對云南省新華書店系統(tǒng)新建、改擴建門店實行了撥付開業(yè)宣傳費的辦法，按照經(jīng)營面積確定了付費標(biāo)準(zhǔn)：200平方米~3000平方米，費用1000元~10000元不等，高于3000平方米，每增加1000平方米，標(biāo)準(zhǔn)提高2000元。
組織促銷活動。形式分為聯(lián)合促銷或獨立運作、定期或不定期、專題或綜合等。
采購渠道暢通。根據(jù)體制特點和有利于企業(yè)競爭與發(fā)展，圖書公司與市州公司之間采取統(tǒng)進分銷與限制采購兩種方式并用，同時建立了“同一品種不允許多渠道進貨”的規(guī)則。
供貨責(zé)任清晰。明確了首批新書配發(fā)責(zé)任在采購部門，請配供貨責(zé)任在銷售部門。
供貨方式靈活。把對主配、請配、新書確認(rèn)、二級分發(fā)或門對門服務(wù)等方面的選擇權(quán)交給了市州公司。
退換有序針對退貨問題，提出進退同路、遵章有序、整零歸集、方便供方的基本原則。隨著市場經(jīng)濟的逐步完善，建立起一套切實可行的退貨機制。
當(dāng)前，影響國內(nèi)圖書采購業(yè)務(wù)正常開展的因素較多，如全國出版信息資源沒有得到充分的開發(fā)和利用，供銷雙方差異化經(jīng)營帶來的深層問題沒有得到普遍關(guān)注和及時解決，在客觀上影響了出版物流通市場秩序和企業(yè)個性
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