對大部分小型以及中型零售企業(yè)來說，每天營業(yè)結(jié)束時與銀行報表核對門店支付記錄是一件重要的“日常雜事”。而當(dāng)門店分布在不同地區(qū)，由不同銀行服務(wù)時，就更難應(yīng)付了。因為零售商必須從多家銀行拿到資料，人工核對POS記錄。
這是一個需要相當(dāng)人力的過程——有時一天都完不成——雖然許多大型零售連鎖都以自動化方式處理，但是安裝自動程序的成本卻是小商家難以承受的。
不過，市場上出現(xiàn)了最新的產(chǎn)品和服務(wù)，小商家也能自動化的處理每天的對帳程序了。
Northern Tool + Equipment采用達拉斯州Trintech Group研發(fā)的ReconNet ASP軟件來平衡旗下53間門店的財務(wù)記錄、以及郵購和網(wǎng)上向小承包商和DIY一族銷售的工具業(yè)務(wù)。
采用Trintech系統(tǒng)前，Northern Tool是以人工方式核對現(xiàn)金、支票的。但隨著業(yè)務(wù)的不斷增長，公司面臨著增加人手的問題。但是他們沒有這么做，而是將對帳工作外包給了Trintech。
“現(xiàn)在只需輕輕一按，就能對比每天的記錄了，”操控員Lynn Bemis說。“我們有17家銀行的報表，但我們都把它們發(fā)送給Trintech，他們搞定一切。”
于是，以往每天需要六個小時才能做完的事現(xiàn)在半個小時就完成了，節(jié)約的人力還能專心做點其它事。每天核對財務(wù)信息，企業(yè)就能立刻發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺、調(diào)查問題是由于偷竊還是失誤造成的。
最初，Northern Tool考慮過自己購買對帳軟件，內(nèi)部處理對帳，但最后還是選擇外包這種形式。“我們的IT資源非常有限，把業(yè)務(wù)外包出去后，IT員工就能把時間花在其它方案上，”Bemis說。
與他們相反的是，佛州的Colonial Foods公司選擇購買ReconNet授權(quán)軟件，在公司自己的硬件平臺上運作程序。
Colonial Foods以前把所有會計業(yè)務(wù)外包，但手中握有必勝客特許經(jīng)營權(quán)、門店超過100家的他們最終決定購進軟件。
一開始，店內(nèi)對帳必須以人工方式完成，很容易出差錯。而且，Colonial Foods要核對來自12家不同銀行的報表。結(jié)果，每天需要耗費80個工時核對所有門店的財務(wù)記錄。
而采用了ReconNet軟件后，這一過程縮短為每天15分鐘左右。（每個月，公司還要另外進行一次復(fù)雜的核對，那需要兩到三個小時。）
數(shù)據(jù)更準確
“我們不僅有了一個核對財務(wù)信息的更有效的方式，還有了更準確的數(shù)據(jù)，”Colonial Foods運營副總Larry Ulik說。“以前，我們可能會遇到短缺問題，但調(diào)查起來很難。那是我們員工知道做起來很難，沒有頭緒，所以就消極接受這個結(jié)果。”
“而現(xiàn)在，員工們知道如果不能按時得到正確的數(shù)據(jù)，早上上班第一件事就是接到電話問詢，”Ulik說。
Colonial Foods之所以選擇購買授權(quán)軟件而非外包業(yè)務(wù)是因為運行程序所需的大部分硬件已經(jīng)到位，Ulik說。做出最終決策后，從著手實施到正常運行只用了30天。
Colonial Foods內(nèi)部運行軟件，Diedrich Coffee選擇的是一切外包。這是因為，這家加州公司擁有的門店近200家，而且也沒有運行軟件所需的大部分硬件，購買軟件要先投資近10萬美元，公司銷售及現(xiàn)金帳戶經(jīng)理John Scott說。
業(yè)務(wù)外包給Trintech前，Diedrich Coffee也是以手工方式對帳，F(xiàn)在公司員工每天早上都會收到前一天的數(shù)據(jù)對帳報告。（Trintech只負責(zé)Diedrich Coffee的自營門店，加盟店的對帳得到了ACH的一些幫助。）
有調(diào)查時間
“以往，我們會花很多時間核對那些其實不需要太大關(guān)注的報告，”Scott說。“80%的數(shù)據(jù)的確是對號的，但花的時間太多。現(xiàn)在，我們可以重點關(guān)注那對不上的20%，找出原因。”由于公司能立刻展開調(diào)查，防損也比以前大有改善。
Diedrich選擇通過自動數(shù)據(jù)傳送或訪問銀行網(wǎng)站方式得到七家不同銀行的數(shù)據(jù)，然后數(shù)據(jù)傳給Trintech，后者負責(zé)比對，再將需要展開調(diào)查的例外業(yè)務(wù)反饋給Diedrich。
另外一個好處就是通過ACH支付的現(xiàn)金流得到改善。
Trintech研發(fā)的軟件在大型零售商處已經(jīng)采用多年，直到最近才專門研發(fā)出針對小型零售企業(yè)的產(chǎn)品，Trintech商業(yè)市場副總Bob Pritchard說。
Trintech發(fā)現(xiàn)，有許多零售商無力承受市場上的大部分同類軟件，但的確需要每日對帳幫助。于是，Trintech提供了這種服務(wù)，小商家既可以通過購買授權(quán)軟件方式也可以通過外包業(yè)務(wù)方式享受服務(wù)。
“市場對商家提出了以更短時間做更多事的要求，他們必須更有效的管理現(xiàn)金流，”Pritchard說。“現(xiàn)在，小商家也能像大型零售企業(yè)一樣享受到科技的好處。”
他說，還有一個好處是商家掌握了更好的信息，決策如何投資現(xiàn)金。通過系統(tǒng)核對后，商家就能更好的利用銀行服務(wù)，如Seep accounts，它的利率比一般的儲蓄帳戶更高。
對帳服務(wù)使企業(yè)了解他們帳戶能有多少現(xiàn)金未動，要償還短期債務(wù)需要多少現(xiàn)金，這樣就能在每天營業(yè)的基礎(chǔ)上從高產(chǎn)帳戶上轉(zhuǎn)移進出現(xiàn)金。
“以前，我們每個星期向高產(chǎn)帳戶上劃撥兩次現(xiàn)金，”Scott說。“現(xiàn)在，現(xiàn)金流管理更好了，我們每天都能劃撥，也就是說投資帳戶上利息等回報更多了。”
遇到支票透支，商家還能立刻得到通知便于處理，這樣追回款項的可能性就大大提高了。
