目 錄
第一章 專用名詞及術(shù)語
1.1 專用名詞
1.2 術(shù) 語
第二章 采購員工作職責
2.1工作說明
2.1.1 基本規(guī)定事項
2.1.2 專業(yè)知識
2.2 商品配備
2.2.1 貨源保障
2.2.2 商品選擇及陳列
2.3 成本核算及定價
2.3.1供應商提供報價單
2.3.2 毛利核算
2.4 商品補充
2.5 庫存控制
2.6 廣告宣傳
2.6.1 海報廣告
2.6.2 其它廣告
2.7 銷售分析
2.7.1 市場變化預測
2.7.2 處理滯銷商品
2.8 開發(fā)新產(chǎn)品
2.9 糾正錯誤
采購流程
第一章 市場調(diào)查管理
1.1 市 調(diào)
1.2 確定商品結(jié)構(gòu)
1.3 賣出的規(guī)劃
第二章 尋找供應商
第三章 廠商會談
3.1 談判技巧
3.2 樣 品
3.3 議 價
3.4 促 銷
第四章 采購合同管理
4.1 采購合同格式
4.2 采購合同流程
附件：促銷協(xié)議書
附件：采購合同
4.3 建立供應商檔案
第五章 商品選擇
5.1 商品選擇的原則
5.2 建立商品檔案
第六章 商品陳列圖
6.1 商品陳列圖例及說明
6.2 畫商品陳列圖
6.3 促銷商品的陳列圖
第七章 訂貨管理
7.1 指定訂貨計劃
7.2 訂 貨
第八章 收貨管理
8.1 供應商送貨
8.2 收 貨
第九章 決策管理
9.1 送貨到樓面
9.2 顧客購物
9.3 補貨
9.4 銷售分析
9.5 商品的調(diào)整
第一章 專用名詞及術(shù)語
1. 1專用名詞
☆ 進價：（COST）即進貨成本價，買進商品的價格。
☆ 售價：(RETAIL)即零售價格，售出商品的價格。
☆ 堆頭：（STACK BASE ）位于通道邊或公共區(qū)域，面積較大，可以大量堆積、陳列商品的地方.一般用于特價商品或促銷商品的特殊陳列。
☆ 端頭：（END）貨架兩端的貨架，用于大量陳列商品。用于特別推薦商品或促銷商品的陳列。
☆ 促銷墻：（WALL SECTION）商場利用出入口或較明顯的靠墻部位設置超高貨架，集中陳列某種或某類商品(一般為季節(jié)性商品)此處稱為促銷墻。
☆ 主通道：（CENTER SECTION）貫穿整個商場的主要通道，導引顧客的購物路線。為強化其導引效果，商場通常要在中間或兩側(cè)設置堆頭或促銷墻，陳列特別優(yōu)惠的促銷商品。
☆ 貨架：（SHELF）商場中用于陳列商品的金屬架子。一般普通貨架寬度1.2米，高1.8米；特殊貨架根據(jù)用途各有不同。
☆ SKU: 用于區(qū)分商品的最小劃分。亦即單品（ITEM）.
☆ 條形碼：廠家經(jīng)申請為商品編制的國際通行碼。分為兩種標準：UPC及EAN。前者為美國標準，后者為歐洲標準。在我國兩種條碼均可使用。
☆ 購物車：商場中提供給顧客用于裝運選購商品的手推車。
1.2術(shù)語
一、基本術(shù)語：
○ 年俑（YEARLY REBATE）：商場向供應商收取的年度傭金。額度為年銷售額的1%到5%不等。一般采取現(xiàn)金支付，而不是從貨款中直接扣除。
○ 倉俑：商場向供應商收取的倉庫管理費用。特別是在有配送中心的情況下使用較多。收取比例為年銷售額的1%-2%。
○ 搭贈：按一定比例，廠家提供的訂貨獎勵。
○ 折扣：（REBATE）供應商在與本公司做生意時，所提供的折讓
折扣類型有：新店折扣 （NEW STORE ALLOWANCE ）
倉庫折扣 （WARE HOUSE ALLOWANCE）
新品折扣 (NEW ITEM ALLOWANCE)
促銷折扣 (PROMOTIONAL ALLOWANCE)
回 扣 （REBATE）
○ 贊助費：供應商配合本公司開業(yè)慶典、周年店慶、大型節(jié)日等所提供的廣告費、促銷費、陳列費等費用。
二、財務相關(guān)術(shù)語：
◇ 初始毛利率（Initial Margin）:
=(初始零售價 - 訂單成本價)/ 初始零售價
（Initial Retail - Initial cost）/Initial Retail
◇ 實際毛利率
= （實際零售價 - 實際成本）/ 實際零售價
◇ 部門毛利 （Department Margin）=∑[Category Margin]
= ∑[Item Margin x Item %(Item sales/ D.P. Sales)]
* 注：提高毛利率的方法：
1.提高所有商品（Item）的毛利
2.降低商品的實際成本。
3.提高毛利高的商品的銷售。
◇ 平均價格（Average Price）
= POS 銷售額 / POS銷售數(shù)量
（POS Sales /POS Q.T.Y.）
◇ 銷售增長率 （Sales Increase）
=（本年銷售額 - 去年銷售額） / 本年銷售額
( TY Sales - TY Sales ) / TY Sales
* 注：1.以上兩個項目是用來衡量本商場營運狀況的好壞的。它們的數(shù)值越大，說明營運狀況越好。
2.計算時，一般不取單品（Item）數(shù)值，而以一個大類或一個部門的數(shù)據(jù)為依據(jù)。這樣的計算結(jié)果比較符合實際。
◇ 對比商場銷售額 （Comp Store Sales）
取同等時間段，對比同等規(guī)模不同店的銷售額，判斷營運狀況好壞，并分析原因。
◇ 提價率：（ Mark Up % ）
= （ 零售價 - 成本價 ）/ 成本價
（ Retail - Cost ） / Cost
◇ 成本率：
= 1 - MU %
◇ 成本：
= 零售 X 成本率
◇ 毛利損失：（ Mark Down 簡稱 MD ）
= 初始零售額 - 實際零售額
（Initial Retail - Actual Retail）
◇ 毛利損失率：（Mark Down %）
= 毛利損失額 / 銷售額
（ MD / Sales ）
*注：當出現(xiàn)MD 時，就說明我們按現(xiàn)在的零售價銷售商品的話，就會造成我們的毛利損失（與設定的初始零售價相比）。所以應考慮相應的對策來補償我們的損失。如：
1.與廠家交涉，讓其提供免費貨補償。
2.提高商品本身的零售價。
3.在降低零售價前退貨給供應商。
◇ 運費：（ Freight ）
預付 （ Prepaid ）
到付 （ Collect ）
*注：采取不同的運費支付方式，將影響我們的成本。
◇ 年周轉(zhuǎn)率：( Turns )
= 年銷售額 / 平均庫存（以零售價計）
( Yearly Sales / Average Inventory ( By Sales ) )
◇ 月周轉(zhuǎn)率：( Turns )
= Monthly Sales / Average Inventory
*注：根據(jù)Turns ，我們可以判斷本部門或本公司的庫存周轉(zhuǎn)狀況。可以判斷出是否是暢銷商品。當某個 SKU 的 Turns > 1 時，我們認為該SKU 為暢銷商品。 Turns 的值越大，商品就越暢銷。另外，我們還可以根據(jù) Turns 與供應商交涉付款期限。比如 Turns = 1，則，我們可以要求供應商的付款期至少應大于一個月，這樣我們才不至于產(chǎn)生利息損失。
◇ 投資回報率：（ Return On Investment 簡稱： ROI ）
= 年利潤額 / 平均庫存（成本）
ROI = Actual Gross Profit$ / Average Inventory ( By Cost)
◇ 存貨比 （ Inventory Rita ）
=應付款/ 庫存
當 存貨比 ＞ 1 ，則財務收益；
當 存貨比 ＜ 1 ，則財務支出。
◇ 采購金額預算 （ Open To Buy 簡稱：OTB ）
OTB = 月末實際庫存 - 當月銷售 - 毛利損失 + 本月總收貨
（ ACT INTRY - SALES - MD + TOTAL RECEVS ）
*注： OTB 是根據(jù)上月的實際數(shù)值推算下個月的情況，所以上述公式中所取的數(shù)據(jù)值應為上個月的實際值。
第二章 采購員工作職責
2.1 工作說明：
公司采購員的最高職責是盡最大可能選擇和保持豐富的商品品種，為公司的顧客提供商品的最大價值。
2.1.1 基本規(guī)定事項
1. 作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠。不接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會，違者將按公司有關(guān)規(guī)定處理。
2. 采購人員必須了解本部門的專業(yè)知識，避免采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙。
3. 采購人員必須具備豐富的商品知識，慎重選擇商品，建立商品組織，控制商品結(jié)構(gòu)，清除滯銷商品，經(jīng)常引進新商品，維持商品的快速周轉(zhuǎn)及新鮮度。
4. 控制毛利，盡量達到目標毛利；創(chuàng)造銷售業(yè)績，完成目標值。
5. 采購人員必須考慮新商品的陳列問題，對正常陳列的商品要畫出商品陳列圖（MODULER）,促銷商品應注明其陳列方式。
6. 采購人員應密切注意市場行情的變化，掌握市場信息。
7. 采購人員應隨時關(guān)注天氣的變化，及時調(diào)節(jié)受影響的商品的庫存。
8. 采購人員應經(jīng)常深入賣場，了解商情、客情，以期創(chuàng)造最佳的銷售業(yè)績。
9. 采購人員應建立穩(wěn)定的采購渠道，尋找充足的貨源，避免脫銷。
10. 采購人員必須適時開發(fā)新商品。
11. 采購人員應經(jīng)常做市場調(diào)查，掌握競爭對手的商品構(gòu)成、價格策略、促銷手段等。并采取相應對策。
12. 采購人員應定期收集銷售數(shù)據(jù)，分析銷售狀況，并及時做出整改措施。
13. 采購人員應定期擬定促銷計劃，并策劃實施。
14. 采購應了解商品特性，并突顯其特性。
2.1.2 專業(yè)知識
作為一個合格的采購員，除應具備豐富的商品知識外，還應了解與采購有關(guān)的法律、法規(guī)等相關(guān)的專業(yè)知識。具體如下：
△ 國家規(guī)定的商品檢驗標準；
△ 商品安全期限；
△ 商品品質(zhì)的辨別方；
△ 商標知識；
△ 銷售技巧；
△ 商品功能；
△ 商品的制作技術(shù)；
△ 商品制造成本的構(gòu)成；
△ 商品價值的顯現(xiàn)方法；
△ 供應商的優(yōu)缺點；
△ 商品的季節(jié)變化規(guī)律；
△ 供應商談判技巧。
2.2商品配備：
2.2.1 貨源保障
當某種特別暢銷的商品在市場上已經(jīng)預警缺貨時：
1. 采購人員應及時增大訂貨量（剛好可滿足至下次訂貨的預估銷量），注意不可超過太大數(shù)量，以防廠家價格變動，或商品更新造成庫存積壓。
2. 向其他批發(fā)商調(diào)貨：比如A地的貨源有問題則從B地調(diào)貨。但如果缺貨時間不是很長，則不采取此方式，因為從外地調(diào)貨會增加商品成本。
3. 對季節(jié)性商品，在季節(jié)開始時，預估銷量，向廠家下訂單。
4. 隨時把握瞬間性商品的商機，注意價格變化，控制庫存。如：呼拉圈、電子寵物、掌上游戲機等。這些商品有以下特性：
○ 快速流行；
○ 起初價格高、利潤高；
○ 供應商及零售店一窩蜂加入銷售；
○ 價格下降速度快，利潤很快消失；
○ 流行季節(jié)短；
○ 一不小心，就會造成大量的庫存積壓；
○ 退出銷售季節(jié)后，便成為垃圾貨，即使降價，也無人購買。
5. 其他地區(qū)（包括國外）流行的商品，預估在本地區(qū)流行的時間，提前訂貨。
2.2.2商品選擇及陳列
一.商品選擇
l 要保持最佳商品選擇。
l 參觀各類商品展示會，了解新商品動態(tài)。
l 去其他零售商場購物，了解別人的商品配置結(jié)構(gòu)，尋找適合本公司商品計劃的種類。定期進行價格調(diào)查。填寫《市調(diào)表》（格式另附）。
l 參閱各類貿(mào)易雜志，了解新商品動態(tài)和趨勢。
l 了解商品走勢，以便清除滯銷商品，為其他品種讓出空間。
● 制定季節(jié)商品銷售計劃前提供行業(yè)商品種類報告。
l 了解供應商，確保他們有能力為現(xiàn)在和發(fā)展后的本公司提供服務。
二.商品陳列：
l 配合商場，爭取達到最佳商品陳列。陳列應遵循以下規(guī)律:
1. 商品按大中小類分區(qū)陳列。
2. 在同一貨架上，價格最便宜的品種居于貨架最左端。
3. 貨架從上到下應遵循由輕到重的原則。
4. 貨架上從眼睛到腰部以上的高度為商品陳列的最佳高度（以黃金分割線以上40公分為最佳位置）。
5. 貨架層板與商品間的間隔以5公分的厚度為宜。
6. 相鄰貨架之間應盡量保持層板高度一致。
l 與商品陳列部門配合，使整個部門的商品陳列設計達到最新態(tài)度。
l 與商品促銷部門配合，進行月度商品展示和季節(jié)商品、新商品、特別促銷商品展示。
l 為商場提供公司標準的季節(jié)商品展示指南。季節(jié)性商品應設置單獨的陳列貨架。并且單品應占有較多的陳列面，達到吸引顧客的效應 。
l 參觀競爭對手的商場，以獲得商品展示的構(gòu)思。尤其要注意他們的端架陳列、堆頭陳列及其他特殊陳列。
l 分析商品包裝，確保為顧客提供最佳商品展示；同時，應注意商品的整箱包裝數(shù)量，不應太大也不能太小，一般以1.5倍的包裝能填滿正常陳列貨架的量為宜。
三. 注意以下幾點：
l 要做好商品的保護，不能使商品破損。
l 在包裝上顯示所有的相關(guān)信息：尺寸、顏色、用途、好處以及一切促銷特點。
l 通俗易懂的指示。好的包裝應使顧客一眼就能知道它是什么。
l 方便繼續(xù)主訂單的明顯標志，名稱、規(guī)格、產(chǎn)地等應清楚。
l 清楚的展示商品的優(yōu)點。
l 檢查所有供應商提供的商品展示，確保符合公司的商品陳列方式。學習其他商店或競爭對手好的陳列，推廣到本公司的所有商場。與企劃部配合，做好商品招牌標志。
2.3成本核算及定價
2.3.1供應商提供報價單
要求供應商提供正式的商品報價單，其格式使用統(tǒng)一格式（參見后附《商品報價單》）。
2.3.2 毛利的核算
一. 根據(jù)市調(diào)的結(jié)果，確定某種商品的最低市場零售價。
二. 確定本公司的零售價。定價原則如下：
1． 市場最低價原則：暢銷商品比商場最低零售價低2%，一般商品比最低市場零售價低4%。
2． 吸引顧客原則：
○ 把自己假定成顧客，對所采購的商品進行定價，看對自己是否具有吸引力。
○ 定價技巧的使用。使用數(shù)字9。二位數(shù)字與三位數(shù)字的定價，顧客的反映是不一樣的。
比如：風扇的售價： 101元
99元
雖然價格只差2元，但給人的感覺卻是截然不同的，顧客的購買欲望也相差很多。同樣道理，一般的定價如果差不多，就以“9”作為價格的分值。如：
1020 10200
比較999 差 2% 9990 差2%
10 1310
9.9 差 1% 1299 差 1%
雖然差別只有1-2%，但給人的感覺卻相差很大。
3. 天天平價的原則
選取有代表性的商品，定位為天天平價商品，首先讓顧客第一眼感覺非常便宜。亦可選擇促銷商品定位于促銷價格（不一定真的很便宜），可能從其他方面配合讓他更具有天天平價的味道，如陳列、海報，如果你的價格定的很低，但是如果陳列、海報的效果不是很好，也有可能影響該商品的銷售。
4. 明確的價格區(qū)分原則
不同功能、不同規(guī)格、不同材質(zhì)的商品必須有明顯的價格區(qū)分，否則，會讓顧客不知所措，不知兩種商品到底有何不同而產(chǎn)生懷疑，降低購買欲望。
三.確定毛利。
1. 根據(jù)所確定的零售價，反算毛利率。
毛利率 = （ 零售價 - 成本價 ） / 零售價
2. 毛利的理想狀況：
○ 毛利率剛好達成預估的毛利率。
○ 銷售業(yè)績達成越多越好。
3. 如果毛利太低，要分析原因。
※ 可能的原因有：
○ 成本不合適。
○ 促銷的品項太多。
○ 售價太低（競爭對手正在做特價）。
○ 價格錯誤造成毛利損失。
※ 采購對策：
○ 再與供應商洽談，進一步降低成本。
○ 促銷結(jié)束后，適當減少促銷品項，拉抬毛利率。
○ 如果是敏感商品，則應要求供應商也向我們提供特價政策，以增加我們的毛利。非敏感商品則適當提高零售價，達到正常價格水平。
○ 修改錯誤，補償毛利。
四.毛利控制。
1.采購必須控制毛利在規(guī)定的標準左右。
○ 毛利率太高：說明零售價太高，影響公司形象，顧客會提出抗議，并不愿購買本公司的商品。
○ 毛利率太低：本公司收益損失。
2.采購應把銷售業(yè)績放在第一位，“無銷售則無毛利”，所以采購要千方百計促進銷售，達到規(guī)定的目標值。避免公司造成損失，維持賣場的長久興隆。
3.采購絕不可為了完成毛利指標而將毛利定得過高。如果只追求毛利，就會傷害我們的顧客，因為我們的零售價過高，最后導致我們的顧客流失。本公司失去生意。
2.4 商品補充：
l 決定補充某項或某類商品的最佳方法，應考慮以下幾點：
運費，是否為供應商負擔。
數(shù)量折扣，訂貨數(shù)量較大時，供應商應給予我們一定比率的折扣。
備貨時間，指供應商接到訂單后到發(fā)貨前的時間，一般為一周左右。
包裝方式
l 安排再訂頻率，以確保商品平穩(wěn)流動及銷售。
l 在定單安排上，為商場再訂季節(jié)性商品提供指導。
l 預測商品需求，與供應商協(xié)商確保所需商品不會脫銷。
2.5庫存控制：
一.通常我們?nèi) 霸轮苻D(zhuǎn)率”來衡量我們的庫存是否合適。
一般我們的“月周轉(zhuǎn)率”應大“1”，當然，Turns 的數(shù)值越大，說明我們的商品周轉(zhuǎn)速度越快。但Turns過大，說明我們的庫存不足。
二.當Turns 小于 1 時，我們可以采取兩種對策：
1. 增加我們的銷售
2. 減少庫存。
到月底，采購發(fā)現(xiàn)本部門的Turns 達不到目標時，在努力增加銷售的同時，必須減少庫存（退貨給供應商），隔月初再進貨。
三. 控制Turns的好處。
1. 讓采購有自由發(fā)揮業(yè)績的空間，不受庫存限制。
2. 公司可有效控制資金積壓，減少滯銷商品。
4. 月底退貨，可以減少應付帳款，為公司節(jié)約資金。
四. 庫存控制。
1. 如上所述，采購為達成公司的各項指標，必須進行庫存控制。另外，作為一個合格的采購員，控制庫存也是義不容辭的責任。
2. 理想庫存；
理想庫存是高銷售和低的庫存量，何為低庫存，就是沒有滯銷和多余的庫存，庫存會在我們設定的標準Turns內(nèi)銷售完畢。
3. 采購如何分析庫存過高：
○ 評價Turns是否超標。
○ 經(jīng)常巡視賣場，憑經(jīng)驗判斷是否是積壓商品。
○ 經(jīng)常察看 《庫存報表》。
○ 經(jīng)常與營運溝通，訂貨量是否合理。
○ 注意促銷商品促銷結(jié)束后的庫存，如果庫存量過大，則要及時退還給供應商。
○ 確認滯銷商品的定價是否過高。
○ 確認是否有漏陳列商品。
○ 注意季節(jié)性商品在換季時的庫存。
五.堅持采購金額預算。
采購要嚴格按采購預算金額訂貨。
六.訂單檢查
1. 定期回顧未收貨訂單并采取措施提供商場所需要的商品或?qū)⑵淙∠。供應商接到訂單后，會因種種原因不送貨，如果我們不及時取消此類訂單，就會時常出現(xiàn)意想不到的斷貨現(xiàn)象。
2. 定期檢查已下的訂單，安排商品進入商場或取消訂單，經(jīng)常巡店，確定銷售結(jié)果，尤其在特別季節(jié)要采取相應措施以確保商品流通。
2.6 廣告宣傳
2.6.1 海報廣告
一. 首先確定各部門的商品品項（由采購經(jīng)理分配），依照促銷商品的季節(jié)及適合業(yè)種、主題及目標，分配給各部門。
二．各部門依照主題選擇商品，在商品選擇時需要注意：
1. 避免類似的商品同時上海報。
2. 高單價的商品要有詳細的商品說明，說明商品的品質(zhì)、功能等。
3. 應注意參考競爭對手的定價。
4. 應盡量選擇暢銷品種。
不要因為廠家可提供攢助費就使用廠家的次級商品。
要從整體考慮，是否種類齊全，如確有困難，則應以突出主題為原則。
超級低價的商品可以吸引顧客，因此應加大版面，并放在顯著位置。
必須保證商品名稱、規(guī)格、型號、單位、零售價的正確性，以免造成顧客投訴。
三.海報的分發(fā)方式
1. 最優(yōu)先發(fā)給顧客。
2. 由近及遠原則（在賣場附近）。
3. 夾報方式，可考慮同本地主要報紙（如某某報紙）一起發(fā)放。
5. 發(fā)動員工散發(fā)。
四.海報促銷時，應記錄來客數(shù)及客單價的增加情況，并加以分析。
五.海報制作前，應與競爭對手做比較，無誤后才正式印刷。
六.海報在發(fā)行前，應注意保密。
2.6.2其他廣告方式
1. 電視廣告。
2. 報紙廣告。等。
2.7銷售分析
2.7.1市場變化預測
采購必須有預測市場變化的能力，及時調(diào)整商品及庫存。
1. 氣候的變化。
氣候的變化對季節(jié)性商品的影響最大，采購必須注意氣候的變化，比如連續(xù)雨天或連續(xù)陰冷天，每個氣候的變化都會影響商品的銷售，有的增加銷售，有的減少銷售。所以采購要預測天氣，估計季節(jié)性商品的銷量，何時要促銷，何時結(jié)束，心中要有數(shù)。這樣才可增加銷售，減少庫存。
2. 商品周期的變化。
任何商品均有周期：起步期、成長期、穩(wěn)定期、衰退期。采購必須隨時注意這四個期間的變化。如下圖所示：
穩(wěn)定
成長 衰退
起步
3. 市場周期的變化
采購要預估未來市場的變化，按市場變化周期調(diào)整商品。注意：
○ 商品的品質(zhì)。
○ 商品的保質(zhì)期。
○ 商品的包裝式樣是否過時。
○ 售后服務。
○ 競爭對手是否也銷售同樣商品，他們的零售價是否比我們低。
2.7.2處理滯銷商品
采購人員定期打印“二零八零”報告，對滯銷商品進行處理。
1. 未付款前，將滯銷商品退換給供應商。（具體按索賠辦有關(guān)程序處理）。
2. 已經(jīng)付款的滯銷商品：
○ 想辦法退貨給供應商。
○ 與供應商交涉換貨。
○ 要求供應商降價銷售，并補償差價部分。
○ 要求廠家提供贈品拋售。
○ 自行降價處理。（由索賠辦處理）
3. 已經(jīng)與廠家停止交易時，滯銷商品的處理方法：
（可與索賠辦協(xié)商的基礎上按以下辦法處理）
○ 當成店內(nèi)活動贈品拋售。
○ 內(nèi)部轉(zhuǎn)移部門使用。
○ 降價拋售。
○ 公開贈品。
○ 主題性促銷拋售。
○ 內(nèi)部員工拍賣認購。
*注：
l 負責部門的商品直到售出為止。
l 在適當時候向商場提出必要建議，以便銷售應季商品，定期巡店，留意需降價的商品。為避免降價，給商場在擺設方面提出建議。若效果仍然不佳，可考慮適當降價銷售。
l 設定下訂單的最后期限，確保商品及時運抵商場，而商品可在當季售完。指引如何正確淘汰商品。
l 分析廣告商品和廣告價格，確保降價促銷不超過降價預算。
2.8 開發(fā)新產(chǎn)品
1. 新商品的開發(fā)應以小分類為重點，而不是集中在某個廠家的商品或某一類商品。
2. 開發(fā)之前應考慮陳列位置、方式。
3. 新商品的開發(fā)還應配合促銷支持。
5. 應預估新商品的銷量，保證充足的貨源。切忌剛一上市就斷貨。
2.9 糾正錯誤：
l 了解整個部門情況以便提高。
l 回顧每月出現(xiàn)的差錯，將其填入錯誤糾正表存檔，以便將來不出現(xiàn)同樣錯誤。
l 做到首先承認錯誤并采取必要措施改正。
采購流程
第一章 市場調(diào)查
1.1市調(diào)
l 采購員在采購新商品之前,要廣泛調(diào)查市場競爭情況。確立競爭對手，確立的原則是：一考慮同一地域；二考慮同等規(guī)模；三考慮整個市場上有代表性；四考慮批發(fā)市場。
l 要調(diào)查整個市場上可以經(jīng)營的商品。不同地區(qū)有不同的特點，要結(jié)合本地區(qū)的實際。
l 要了解顧客最需要的商品是什么。要了解本地區(qū)不同層次消費者的消費心理，了解他們的生活習慣，了解其他競爭對手的銷售狀況，掌握以往的銷售規(guī)律，最終確定目標商品。
l 比較零售價格。了解整個市場上最低零售價格是多少，我們要比他更低。做到價格的領(lǐng)導地位。
1.2.確定商品結(jié)構(gòu)
l 確定核心商品。它是我們的代表商品，能在顧客中樹立本店的形象。該商品應是市場最暢銷商品；并且我們要做到其價格為具有領(lǐng)導地位；我們應確立與該供應商的良好合作關(guān)系，以便能隨時取得他的支持。
l 經(jīng)過市場調(diào)查后，我們要給商品劃分等級。商品分為核心商品，暢銷商品，一般商品，特殊商品和未來商品。按八零二零法則，確立重點商品。
l 最終，我們要填寫商品計劃表，提交采購部總經(jīng)理審閱。
（商品計劃表Assortment Plan 附后）
1.3.賣場的規(guī)劃
○ 按照商場的業(yè)態(tài)，根據(jù)商場的規(guī)模及貨架的數(shù)量尺寸，確定商品的大類、單品數(shù)量，
○ 畫出賣場的平面布置圖，標注貨架號及商品類別。
第二章 尋找供應商
一.優(yōu)秀的采購員必須了解
1. 需要什么商品。
2. 通過什么途徑可以找到這些商品。
3. 有誰可以提供這些商品。
二.新供應商的開發(fā)方式：
我們要針對我們的商品去尋找供應商
○ 整體性的媒體招商廣告：
尤其新開的超市，可以采取這種方式，利用TV 或報紙做區(qū)域性的廣告，定期舉辦說明會，介紹公司召開，吸引廠家接觸，慢慢選擇。
○ 媒體廣告：
強勢性的電視或報紙雜志廣告商品，可以根據(jù)媒體上的地址及聯(lián)系電話，尋找供應商。
○ 同行市調(diào)
調(diào)查競爭對手的賣場發(fā)現(xiàn)新商品時，可以通過該商品上的聯(lián)系電話與廠家聯(lián)絡或按廠家名稱查詢114臺。
○ 廠商介紹
可以向熟悉的同行廠商詢問，掌握相關(guān)的聯(lián)絡信息。
○ 參加展覽會
第三章 廠商會談
3.1 談判技巧
1. 制定供應商談判清單，列出要談判的供應商明細。
2. 制定供應商談判日程表。談判采用預約制，無預約的供應商不與談判。
3. 談判時間最好集中在下午，空出上午的時間開會或從事一般業(yè)務處理。
4. 與供應商談判時要注意服裝、儀表、談吐，因為此時你是本公司的代表人。
5. 談判之前應設定好談判的大致內(nèi)容，準備好相關(guān)資料。
6. 與供應商談判應采取主動引導的方式，控制整個過程，減少不必要的寒暄、嘮家常，一般性談判的時間不應超過20分鐘。
7. 采購人員必須有守時的觀念，即要求供應商守時，又要自己守時。采購有事需要更改談判時間時，必須事先通知供應商，嚴禁供應商準時到達而采購不在；對于不守時的供應商，采購人員可以提出處罰或談判籌碼。
8. 談判時要攜帶必要的文具。
○ 計算器。
○ 談判記錄本。
○ 記錄筆。
○ 相關(guān)的會談資料。
9. 初次接觸到供應商應就以下內(nèi)容進行談判。
○ 采購員要了解該公司的歷史，現(xiàn)狀及市場政策等。
○ 采購員要明確提出本公司的期望。提出所要求知道的信息。
○ 要求供應商提供初步報價。
○ 明確收貨地點。原則上為我司倉庫交貨。
○ 探討支付方式。買斷、代銷、聯(lián)銷方式下，支付方式將各不相同。買斷方式下，我們將設定支付期，一般為60天左右，對我們來說當然越長越好，但也要兼顧供應商的支付能力；代銷和聯(lián)銷方式下一般為月結(jié)，F(xiàn)代商業(yè)競爭十分激烈，如果我們能采取買斷方式就將提高我司的市場競爭力。
○ 側(cè)面了解供應商的資金狀況如何，是否足以保證合理的安全庫存。安全庫存一般為一個月的銷售量。
○ 要與供應商確認退貨方法、原則等。
○ 確認訂貨周期。最長不應超過一個月；本地供應商應在一周內(nèi)。
○ 要了解該供應商的商品在本地市場的競爭情況。了解其中那些商品是最暢銷商品。
○ 了解該供應商以往的銷售歷史。應分為批發(fā)，零售（食品還應考慮餐飲業(yè)）等部分。
○ 了解供應商的促銷計劃。要了解廠家對整個市場的投入情況。（有時直接與廠家代表接觸更為有利）我們要盡量拿到廠家的支持，因為廠家對某一市場的支持往往是有固定額度的，如果我們不爭取而被競爭對手取得，那我們在這個項目上將失去競爭優(yōu)勢。
了解有無特殊陳列貨架提供。
10. 在談判中，對于供應商提出的條件，我們要敢于說"NO";在最初接觸的談判中，我們不做任何承諾。
3.2 樣品
采購員要求供應商提供樣品，并承諾用后歸還供應商。
○ 供應商在提供樣品時應同時提供各種相關(guān)證件。
○ 提供正式報價單（參見后附商品報告表）。
確認樣品。
l 比較質(zhì)量。
1. 廠家質(zhì)量檢測證書，當?shù)匦l(wèi)生許可證，特殊商品的特別銷售許可證是否齊備。
2. 保質(zhì)期有無問題。原則上應具有3/4以上保質(zhì)期。
3. 包裝是否新穎安全可靠。
4. 有無侵權(quán)。
l 比較成本。
成本當然是越低越好，但不宜過低。正常的成本應是商品的原始成本加供應商的毛利。
3.3 議價
1. 根據(jù)經(jīng)驗判斷供應商報價的高低。
一般商品的成本由商品的原材料成本、制造成本、運輸成本及附加成本等幾部分構(gòu)成。我們拿到一個商品的報價之后，就要分析它的原材料是什么；大概的制造方法是什么；廠家所在地；供應商的毛利率大概是多少等。
2. 比照同類商品的市場價格。
同類商品只要品質(zhì)或規(guī)格不是相差太大，一般成本也不會差別太大；即使品牌不同也是如此。
3. 由品牌的知名度判斷
一般名牌商品的價格比較規(guī)范，水分不是很大；如果是不知名品牌或新上市的品牌，則要慎重，有可能成本過高。
4. 由商品的性質(zhì)判斷
不同性質(zhì)的商品，廠家的加價率不同。如家電類，加價率較低；食品中的冷飲類則較高，有時可達50%；而干貨類則在10-20%左右。服裝類也較高。要參照手頭資料靈活思考，綜合判斷。
5. 從預估商品的銷售量判斷。
我們的原則是要有批量折扣。
6. 其它方面。
如：供應商的規(guī)模；以往的信譽度；他的運行成本的高低等。
是否是進口品，是從哪國進口的。
3.4 促銷
一.確定促銷品種，制定詳細的促銷計劃。
二.簽署促銷協(xié)議書。（《促銷協(xié)議書》見下頁）
第四章 采購合同
4.1采購合同的格式（見下下頁）
4.2采購合同流程
|
廠家填寫 |
|
采購填寫 |
|
采購主管簽字 |
|
采購經(jīng)理簽名 |
|
轉(zhuǎn)財務輸入系統(tǒng) |
|
一份財務留底 轉(zhuǎn)供應商一份
|
促銷協(xié)議書
1. 同意支付 大商集團____________店___________費，共________元，由_______________________________支付。
（如未支付，本公司將從就近貨款中扣除。）
2. 附件：
□ 端頭促銷 自__________ 起，至___________止，共_____個端頭
商品：________________促銷進價___________,估計銷量_______
小計：____________元， 其它：____________________。
□ 堆頭促銷 自__________ 起，至___________止，共_____個堆頭
商品：________________促銷進價___________,估計銷量_______
小計：____________元， 其它：____________________。
□ 海報促銷 自__________ 起，至___________止，共_____個品項
商品：________________促銷進價___________,估計銷量_______
小計：____________元， 其它：____________________。
□ 人員促銷 自__________ 起，至____________止，共_____個人。
商品：________________促銷進價___________,估計銷量_______
小計：____________元， 其它：____________________。
□ 備注：___________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
○ 促銷進價有效期為促銷活動開始前三天到促銷活動結(jié)束后三天。
○ 促銷人員應遵循本公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；遵守本公司的作息時間。
○ 如有贈品或促銷用具，應于促銷開始前三天與本公司收貨部聯(lián)系，送至收貨部保管。
○ 促銷費用應于促銷活動開始前一周以現(xiàn)金或支票交到本公司財務部（財務部出具相關(guān)的發(fā)票），如未按期交付，則取消該供應商的促銷。
○ 供應商必須保證促銷期間貨源充足，不脫銷。
○ 根據(jù)促銷效果的好壞，本公司保留在促銷期間內(nèi)取消促銷的權(quán)利。
供應商名稱：________________ 大商集團________________
法人代表簽字：______________ 總經(jīng)理簽字：____________
業(yè)務代表：__________________ 采購經(jīng)理：_______________
蓋章： 蓋章：
20 年 月 日 20 年 月 日
采購合同
合同NO:_________________
供應商名稱：________________________供應商NO:______________
供應商地址：________________________負責人：_______________
業(yè)務代表：_________聯(lián)絡電話：______________傳真：__________
…………………………………………………………………………….
供應商性質(zhì)： □ 制造商 □ 總代理商 □ 進口商
□ 批發(fā)商 □ 私營企業(yè) □ 其它 ：_____________經(jīng)營范圍： _______________
采購部門：________________采購員：_________ 分機：_________
…………………………………………………………………………….
交貨方式： □ 供應商送貨 □ 托運 □ 其它：__________
訂貨周期：________________ 啟運地：______________________
交貨地點：________________
付款方式：______________ 付款期限： ___________________
交易方式： □ 經(jīng)銷 □ 代銷 □ 聯(lián)營 □ 其它:________
…………………………………………………………………………….
※ 供應商須提供的資料：
1. 營業(yè)執(zhí)照復印件（必須有年檢章）。
2. 稅務登記證。
3. 衛(wèi)生許可證（食品類）
4. 商品質(zhì)量合格證及本市檢驗報告。
5.酒類批發(fā)許可證。
6. 進口商品的進口衛(wèi)檢證明。
7. 增值稅發(fā)票復印件。
8. 其它的質(zhì)保證明。
9. 煙類專賣證、特種煙專賣證。
…………………………………………………………………………….
◎ 約束條款：
1.供應商不得提供仿冒品、偽劣品、及規(guī)格不符的商品，如發(fā)生此類問題，則由供應商承擔一切法律責任及賠償一切經(jīng)濟損失。
2.供應商商品發(fā)生質(zhì)量問題時，應及時提供退換。如在接到本公司退換貨通知兩周內(nèi)仍不前來處理，則本公司有權(quán)將對象商品就地銷毀，相應金額從當月貨款中扣除。
3.供應商應承擔商品抽檢的一切費用。
4.供應商提供之商品，如發(fā)生滯銷，則應無條件接受退貨。
5.對于有保修期的商品，如果供應商與本公司解除交易，則在保修期結(jié)束之前，本公司應持有該供應商的應付帳款__________元；保修期結(jié)束后，全額付給供應商。
6. 供應商在接到本公司的訂單后，應及時送貨。如果接到訂單后，在超過訂單取消日二十日仍未送貨，給本公司造成經(jīng)濟損失的，供應商應按缺貨金額的 ______ % 向本公司提供賠償。
7. 交易雙方發(fā)生糾紛時，須友好協(xié)商解決，解決不了時，提請當?shù)刂俨脵C關(guān)仲裁。
8. 《采購合同》一式兩份，雙方各持一份，具有同等法律效力，自簽字蓋章之日起生效。
供應商：（公章）____________________ 集團_______________
法定代表人：_____________ 總經(jīng)理：___________
業(yè)務代表：_____________ 采購經(jīng)理：_________
________年 _____月 _____ 日 _______年 ____月 ______日
4.3 建立供應商檔案
1.合同簽署完畢后，一份轉(zhuǎn)交本公司財務部，由財務部輸入系統(tǒng)，建立供應商檔案。
2.系統(tǒng)產(chǎn)生合同號碼、供應商號碼。
第五章 商品選擇
5.1商品選擇的原則。
一. 滿足不同陳列要求的原則。
1. 基本陳列商品。陳列于基本貨架常年銷售的商品。應考慮種類齊全，規(guī)格多樣，滿足不同層次消費者的需求。
2. 特殊陳列商品。端架、堆頭及季節(jié)性陳列的商品。此類商品價格應具有相當優(yōu)勢。
3. 促銷商品。折扣、買贈、抽獎等形式的商品。
4. 專柜陳列商品。
二.顧客要求的原則。
|
1. 顧客所需求的種類太多，從食品、洗滌、日用品到家居用品，以小分類作為顧客需求的基本單位。
2. 每個小分類由若干單品組成。
3. 了解每個小分類的價格帶 ，即顧客能夠接受的這個小分類的最高售價與最低售價。
5. 采購定價時應考慮商品的定位及顧客群體結(jié)構(gòu)。
6. 按小分類選擇商品。
三.高周轉(zhuǎn)率原則
1. 我們所選擇的商品，至少應達到我們的周轉(zhuǎn)率目標。
2. 特殊商品除外。（如：進口高價商品；糖尿病人食品等）。
種類齊全原則。
我們應根據(jù)《商品計劃表》中的商品分類選擇商品，做到不漏項。
最低價原則
我們應同時比較多個供應商的報價，原則上報價最低的供應商的商品應成為我們的首選。
5.2 建立商品檔案
1. 編制《新商品輸入表》
l 采購員選好商品后，要填寫新商品的系統(tǒng)輸入表，其中包括：供應商名稱、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、條形碼、大箱包裝數(shù)量、成本、進向稅、銷向稅、零售價、利潤率等。
l 表格填好后，送交采購部總經(jīng)理簽字授權(quán)，之后交由系統(tǒng)部。
（后附商品輸入表）
2. 新商品建立。
l 系統(tǒng)部將新商品系統(tǒng)輸入表中的信息輸入計算機，在系統(tǒng)中建立新商品檔案。
● 要確定輸入正確。
● 要確保商品無遺漏。
第六章 商品陳列圖
6.1商品陳列圖例及說明
一. 商品陳列圖（參見下圖）。
部門：_________ MODULER 貨架NO:_____
細分類：_______ 區(qū)域號：______
|
|
1200X260 12 |
|
1200X270 8 |
1200X280 4 |
|
牛奶薏米并 F 3 24 1 480690730183261
|
|
二.MODULER圖的規(guī)則說明:
1.臺頭說明:
◇部門是指中分類,如:干貨、鮮食、家電、日用品、服裝等。
◇細分類指單品所屬的最小類別，如：碳酸飲料、水、果汁飲料；電視、冰箱、洗衣機；男褲、男T恤等。
◇ 貨架號：指在賣場中陳列該商品的貨架的編號。 編號規(guī)則如下：例如：有一排貨架，人面對貨架，左側(cè)為起始點，即左邊第一個貨架為一號，依此類推。
◇ 區(qū)域號：是指賣場中按商品細類別劃分的區(qū)域的編號；即指該貨架所在的區(qū)域的編號。如：0001表示碳酸飲料區(qū)，按此號碼到賣場平面布置圖上，就可找到該區(qū)域。
2．圖示部分說明：
◇ 該圖就是實際貨架的正視圖，即人站在貨架正前方面對貨架所看到的商品陳列圖。
◇ 圖上中間的陰影部分表示貨架的分層。上面的數(shù)字如：1200X270 8；1200指層板的橫向?qū)挾葹?span>1200MM，270指層板的縱向深度為270MM，8指該層板位于貨架的第8個插孔處（從貨架支架的底部向上數(shù)）。一般貨架的層板深度從貨架的底部向上依次變窄。
◇ 每層上的方框部分指具體陳列的商品。如最上層左側(cè)的第一個商品，它的名稱是：牛奶薏米餅；條碼為：0690730183261；F3表示該商品有三個陳列面；24表示該商品的包裝數(shù)量為24個/箱；1 表示陳列一層；48是說貨架上該位置的總陳列數(shù)量為48個。
◇ 商品的陳列應遵循商品的陳列規(guī)則。
3．作用的說明：
◇ 該圖用來指導營運同事如何陳列常規(guī)商品；
◇ 該圖可以使采購員大體掌握賣場的狀況，為商品訂貨提供量的參考。
◇ 使商品陳列更加規(guī)范、美觀、便于控制。
6．2畫商品陳列圖
1．整理出實際選擇的“商品計劃表”，按細分類劃分。
2．根據(jù)商場的貨架平面布置圖及貨架的數(shù)量，畫出商品的陳列圖。
3．每張圖對應一個貨架號碼。
4．商品不可有遺漏。
5．應遵循商品的陳列規(guī)律。
6．3促銷商品的陳列圖
上面所講的商品陳列圖（MODULER）是指常規(guī)商品的陳列圖。而促銷商品不同于常規(guī)商品，他們一般陳列于特殊位置，如：端頭、堆頭等，因此，它的陳列圖也就比較簡單，只要根據(jù)賣場的平面布置圖，找出端頭、堆頭所在的具體位置，就可確定該商品的陳列圖了。但應注意以下幾點：
◇ 促銷商品應盡量放置在本類商品所在的區(qū)域，白酒貨架的端頭就放置白酒，小食品的堆頭就放置小食品，使顧客看到端頭商品就可大體知道該列貨架所陳列的商品種類。
◇ 一個端頭或一個堆頭只能擺放同一種商品或價格相同、細類相同的不同系列商品；如：榛子巧克力150克，果仁巧克力150克，零售價都是13元，可以擺放到一個堆頭；而榛子巧克力150克與榛子巧克力50克，則不能擺到同一個端頭或堆頭上，因為他們的價格不同，會使顧客購買時由于比價而猶豫不決。
第七章 訂貨
7．1制定訂貨計劃
1．根據(jù)“商品計劃表”、“商品陳列圖”預估首單商品的訂貨量，原則上要填滿貨架（最小應為1.5倍的包裝）.
2.根據(jù)“促銷商品計劃”預估促銷商品的訂貨數(shù)量，制定初期訂貨量。端頭原則上要填滿貨架，堆頭至少應為一卡板。
3．將所有商品的訂貨數(shù)量添入商品計劃表中，提供給采購經(jīng)理確認。如有出入，可適當調(diào)整。
7．2訂貨
1．根據(jù)“商品計劃表”填寫“訂單輸入表”，參見下頁樣本。轉(zhuǎn)交系統(tǒng)部打印出訂單。
2．采購確認訂單上的所有信息是否正確，與供應商提供的“商品報告表”對照，發(fā)現(xiàn)錯誤立即修改，直至正確為止。
3．將訂單與“商品陳列圖”對照，確認兩點：
◇ 商品陳列圖上的商品是否全有訂單；
◇ 訂單上的商品是否全有陳列圖。
4．確認無誤后，將訂單轉(zhuǎn)交采購經(jīng)理授權(quán)。
5．采購將訂單發(fā)送給供應商，并請供應商在送貨前再次確認訂單所有信息是否正確。
第八章 收貨
8．1 供應商送貨
1.供應商接受訂單后確認。
2.備貨后，打電話預約送貨時間。預約的具體送貨時間應在訂單下達日與訂單取消日之間。
3.如果預計到送貨將在訂單取消日之后進行，則應在訂單取消日之前打電話給本公司采購，申請訂單延期。
4.供應商送貨時，送貨人員應在規(guī)定的時間內(nèi)，帶上訂單及本人的有效證件，商品的相關(guān)文件，送至本公司的收貨部。
8．2 收貨
請參見“收貨部工作手冊”的“收貨程序規(guī)范”。
第九章 決策
9．1送貨到樓面
1. 基本商品按陳列圖陳列到貨架上。（根據(jù)商品陳列圖）
2. 非基本商品陳列到端袈或堆頭位置。
9．2顧客購物
1. 顧客挑選要購買商品。
2. 顧客退貨。但顧客對所購商品發(fā)現(xiàn)問題或不稱心要退貨時，我們原則上應允許（我們的政策是顧客永遠是對的）。
3補貨。
一. 采購員補貨
1.采購員補貨的對象商品是促銷商品及季節(jié)性商品.
2.采購員根據(jù)銷售狀況,查詢現(xiàn)貨庫存,確定訂貨數(shù)量.
3. 填寫訂單輸入表,送系統(tǒng)部,打印出訂單.
4. 采購經(jīng)理授權(quán)后,由采購發(fā)給供應商.
二. 系統(tǒng)自動補貨.
1.營運人員用電子掃描搶在賣場掃描商品,根據(jù)提示決定是否訂貨及定貨數(shù)量,并將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)(由電子掃描搶自動錄入).
2.系統(tǒng)部自動打印出訂單,轉(zhuǎn)交采購.
3. 采購人員接到訂單后,查詢庫存、對照銷售，進行確認。
4. 確認無誤后，發(fā)給供應商。
9．4銷售分析
1.銷售人員要定期的做銷售分析.目的在于通過銷售分析,掌握商品的銷售動態(tài).
2.通過銷售分析,我們可以了解我們的毛利狀況,庫存信息.
3. 銷售分析的主要手段是各鐘數(shù)據(jù)分析報表,如:快速日報、周報表、月報表、銷售排行榜、80/20報表、庫存報表等。
4．銷售分析所要考核的項目有：銷售Sales、毛利Margin、周轉(zhuǎn)率Turns、在庫Inventory等。
9．5商品的調(diào)整
1． 根據(jù)銷售分析的結(jié)果，決定商品的取舍。80/20報表中排名后20位的商品應盡快采取措施，處理庫存，清倉后，取消該商品。
2． 不斷的引進新商品，保證我們的商品結(jié)構(gòu)最新，商品新鮮度最好，有獨家特色。
3． 取消滯銷商品。
4． 退貨。根據(jù)《庫存報表》及《銷售分析報表》，對庫存較大的商品及滯銷商品應立即退貨。
-完-
