管理的一個(gè)重要目的是驅(qū)動(dòng)。一個(gè)好的管理者不在于他的知識(shí)有多么淵博,經(jīng)驗(yàn)有多么豐富,抱負(fù)有多么宏偉,思路有多么完美,而在于他能否準(zhǔn)確把握企業(yè)戰(zhàn)略要求賦予的個(gè)人使命,驅(qū)動(dòng)團(tuán)隊(duì)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
重要工作“項(xiàng)目化”,是實(shí)現(xiàn)驅(qū)動(dòng)管理的前提:把重要工作當(dāng)成一個(gè)個(gè)“項(xiàng)目”來管理,設(shè)定時(shí)間目標(biāo)、品質(zhì)目標(biāo)、投入成本目標(biāo),便很容易度量管理者的工作成效。執(zhí)行某一工作“項(xiàng)目”的基礎(chǔ),往往是一個(gè)工作方案:正確的方案被切實(shí)執(zhí)行,取得符合預(yù)期的交付成果,這個(gè)方案的使命就此結(jié)束。
在日常工作中,一個(gè)用于改善管理的工作方案,在取得良好的執(zhí)行效果后,經(jīng)過一段時(shí)間你會(huì)發(fā)現(xiàn):通過方案落實(shí)的規(guī)則執(zhí)行會(huì)發(fā)生偏差,方案產(chǎn)生的積極效果會(huì)逐漸淡化,一些本來希望長(zhǎng)期執(zhí)行的管理要求也慢慢地被人們放棄或以應(yīng)付的方式來執(zhí)行。這是因?yàn)榉桨笀?zhí)行后,沒有鞏固交付成果的緣故。在方案執(zhí)行之后,還需要有方案轉(zhuǎn)換為制度、固化管理要求的過程。方案和制度之間,存在著在時(shí)間和空間上轉(zhuǎn)換的內(nèi)在規(guī)律。
方案的執(zhí)行屬于一次性行為,不必過多考慮系統(tǒng)化、規(guī)范化等要求,因而在操作上靈活機(jī)動(dòng),因勢(shì)利導(dǎo),有較大回旋余地。運(yùn)用方案的一般程序:策劃方案-執(zhí)行方案-方案效果評(píng)估。方案執(zhí)行期短,對(duì)原有管理系統(tǒng)的沖擊不大,容易在短時(shí)間內(nèi)形成良好的局面。運(yùn)用方案的問題是:一抓就活、一放就死,沒有持續(xù)性。
制度作為企業(yè)法則,本身有系統(tǒng)化、規(guī)范化的內(nèi)在要求,在操作上呈現(xiàn)出長(zhǎng)期穩(wěn)定的特征,穩(wěn)定的制度執(zhí)行機(jī)制也就是這個(gè)企業(yè)的文化,它代表企業(yè)現(xiàn)有各階層群體意識(shí)的揚(yáng)棄和沉積。制度機(jī)制在短期內(nèi)很難形成,然而在形成后也不易改變。
制度的形成和自我優(yōu)化過程是:制度規(guī)劃(系統(tǒng)性、職能要求)-制度編制(目的范圍、應(yīng)知應(yīng)會(huì)等)-制度執(zhí)行(配置、培訓(xùn)、自查等)-檢查與反饋(針對(duì)過時(shí)的、無用的、有漏洞的制度)。整個(gè)過程呈現(xiàn)螺旋上升態(tài)勢(shì)。當(dāng)企業(yè)因發(fā)展需要面臨管理變革時(shí),這種穩(wěn)定且局限的自我修復(fù)機(jī)制將無法滿足企業(yè)變革需要。
從企業(yè)發(fā)展的角度來看,方案和制度的轉(zhuǎn)換是交替進(jìn)行的:企業(yè)草創(chuàng)期,沒有制度和文化基礎(chǔ),使用“短平快”的工作方案來提升管理,是較為合適的選擇;企業(yè)業(yè)務(wù)相對(duì)穩(wěn)定且具一定規(guī)模時(shí),為維持復(fù)雜管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn),執(zhí)行工作方案的成果漸漸過渡為各項(xiàng)規(guī)章制度,慢慢固化;當(dāng)企業(yè)進(jìn)入發(fā)展期,面臨打破瓶頸和意識(shí)創(chuàng)新,此時(shí),內(nèi)部原有的制度和文化,又需要以新的工作方案的執(zhí)行來梳理、破解和優(yōu)化,待這些方案的執(zhí)行滿足企業(yè)突破發(fā)展瓶頸的要求后,又逐漸轉(zhuǎn)換為新時(shí)期的制度系統(tǒng)。
03年,所在公司開設(shè)某新店,分店行政副總在接待從總部前來檢查的我們時(shí),拿出厚厚一本封面印著公司LOGL、裝幀精美的管理制度手冊(cè),組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、工作流程、管理制度、作業(yè)表單,應(yīng)有盡有。我細(xì)細(xì)閱讀,各項(xiàng)管理要求應(yīng)該說是非常細(xì)致全面的?上У氖,當(dāng)時(shí)分店處于籌備開業(yè)期,到崗人員僅占總編制的一半,且處于大量商戶進(jìn)場(chǎng)裝修階段,場(chǎng)面非;靵y,制度執(zhí)行自然而然成為空談。
近期的某相似場(chǎng)景也可作為案例:某行政職能部門負(fù)責(zé)人新官上任,先后出臺(tái)多項(xiàng)行政管理規(guī)章制度,從檔案管理、會(huì)議管理、印章管理、辦公環(huán)境管理到對(duì)外接待管理等,為強(qiáng)化制度管控效果,要求每月檢查制度執(zhí)行情況,而后來的實(shí)際情形是:這位同事走馬上任之初早已被眾多瑣事纏身,在勉強(qiáng)履行了一兩次檢查后,便偃旗息鼓,讓制度在OA系統(tǒng)中睡覺了。
這兩個(gè)例子中,管理者的初衷都是好的,問題是選擇構(gòu)建制度系統(tǒng)來規(guī)范管理,方法用的不是時(shí)候:分店開業(yè),現(xiàn)場(chǎng)亂成一鍋粥,有效的單項(xiàng)管控方案的執(zhí)行,如裝修控制、清潔管理等,能夠起到“救火隊(duì)”的作用,可以梳理現(xiàn)場(chǎng)、提升效率,促使分店順利渡過開業(yè)期。
新官上任,管理上立竿見影的期望可以理解,問題是在眾多領(lǐng)域都亟待規(guī)范的企業(yè)環(huán)境中,與其全面作戰(zhàn),不如各個(gè)擊破:一個(gè)小型的行政改善方案能夠解決某個(gè)當(dāng)務(wù)之急需要解決的管理“頑疾”,必將顯現(xiàn)一定的效果,也不會(huì)牽扯太多精力,如此逐步實(shí)施各類方案,整體改善效果也就會(huì)逐步顯現(xiàn)出來。
通過方案實(shí)施達(dá)到短期效果后,分店開業(yè)了、管理者也站穩(wěn)腳跟了,這時(shí)候,系統(tǒng)思考企業(yè)現(xiàn)狀,規(guī)劃、制定和執(zhí)行相應(yīng)的制度系統(tǒng),這才是可行的。(完)