企業(yè)發(fā)生一段時間的經(jīng)營活動后，某些商品的庫存會與實際數(shù)量產(chǎn)生差異，如：自然損耗，被盜，偽碼銷售等。為了讓經(jīng)營者更好地了解上述情況以便防范，也讓系統(tǒng)能為我們提供更真實的數(shù)據(jù)，我們需要通過盤點來更正庫存數(shù)量。
一次大型的盤點，從開始至確認(rèn)差異一般需要2-3天，而在此期間我們的所有業(yè)務(wù)依然要發(fā)生，我們提供的盤點方式不影響任何業(yè)務(wù)。
為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，在盤點時我們要注意以下問題：
1． 盤點最好在晚上全天營業(yè)結(jié)束之后進(jìn)行；
2． 盤點當(dāng)天盡可能不做收貨、退貨和調(diào)拔動作；
3． 所有的單據(jù)要審核，包括入庫單，退貨單，領(lǐng)用單，報損單等；
4． 盤點時以商品的銷售單位進(jìn)行點數(shù)；
5． 盤點要按貨架的排面排列順序進(jìn)行見物盤物的點數(shù)；
6． 進(jìn)行初盤和復(fù)盤，比較差異并更正，再抽取百分之二十的商品進(jìn)行復(fù)查，若差異超過百分之五，要重新盤點；
7． 對不同倉庫分別進(jìn)行盤點，數(shù)據(jù)錄入不要混淆；
盤點是一個所有人員共同參與和相互配合的工作，包括銷售、電腦、財務(wù)及駐店管理人員。由公司或店領(lǐng)導(dǎo)與銷售部門協(xié)商決定盤點的時間及范圍，然后下文通知所涉各部門準(zhǔn)備盤點相關(guān)事宜。
生成批次：電腦部要根據(jù)所要盤點的商品范圍，確定盤點的批次，同時在盤點初始化中生成批次號。
鎖定庫存：電腦部在生成批次號后，要作鎖庫預(yù)演，軟件會提示該批次下（盤點范圍）所涉商品中含有沒有審核的并且會影響庫存的相關(guān)單據(jù)的單據(jù)號，如有此類單據(jù)電腦部應(yīng)及時提醒涉及到單據(jù)的相關(guān)部門把所有單據(jù)審核。若有單據(jù)因某些原因不能審核，電腦部應(yīng)立即知會上級部門，采取相應(yīng)措施或取消盤點。所有單據(jù)審核且當(dāng)天營業(yè)結(jié)束后，電腦部一定要確認(rèn)歷來的所有日結(jié)都已做過，并完成當(dāng)天日結(jié)，最后才可以進(jìn)行鎖庫。
盤點點數(shù)：在確認(rèn)前期工作已準(zhǔn)備就緒后，就可通知盤點人員可以開始盤點。一次嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋P點可分為四個步驟：
1. 初盤：由一部分人員首先做一次點數(shù)，將商品和數(shù)量填寫在初盤表上；
2. 復(fù)盤：由另一組人員或現(xiàn)有人員交叉后再做一次點數(shù)，并將商品和數(shù)量填寫在復(fù)盤表上；
3. 比較：盤點小組負(fù)責(zé)人將交上來的初復(fù)盤表進(jìn)行對比，并采用重新點數(shù)的方式修正差異；
4. 抽查：由負(fù)責(zé)稽核的人員在復(fù)盤表中隨機(jī)抽取百分之二十的商品進(jìn)行復(fù)查；
盤點錄入：指定的錄入人員將交來的復(fù)盤表按倉庫錄入盤點錄入單。
差異生成：盤點數(shù)據(jù)錄入完成后電腦部可以生成本批次的盤點差異，并打印出來，交由相關(guān)人員審查。若負(fù)責(zé)人同意則在盤點差異單上簽字認(rèn)可，由電腦部執(zhí)行審核操作。
復(fù)盤錄入：在生成差異后，可能某些商品的盤點數(shù)量與系統(tǒng)數(shù)量會有盤點總負(fù)責(zé)人不太認(rèn)可的較大差異，那么我們需要通過復(fù)盤的方式進(jìn)行核查，此時可能距離盤點當(dāng)時已有相當(dāng)長的一段時間，并且如銷售、收貨、領(lǐng)用等業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，只要錄入正確的復(fù)盤時間，軟件會把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動計算在內(nèi)。
漏盤商品處理：經(jīng)確認(rèn)差異數(shù)及漏盤商品后，在打印盤點差異模塊，選擇瀏覽漏盤商品，再選擇該次盤點批次號，在漏盤處理與盤點特殊操作中將漏盤商品按零導(dǎo)入盤點差異表。
盤點審核：電腦部在接到確認(rèn)的差異單后，可以執(zhí)行此操作。一旦審核，系統(tǒng)將按差異沖減庫存，對庫存進(jìn)行更正。